Sonntagsausgabe · Teil 11
Wo steht deine Firma auf der KI-Leiter?
«Wir machen auch schon was mit KI.» Diesen Satz höre ich in fast jedem ersten Gespräch, und er ist fast immer wahr. Er sagt nur nichts darüber aus, wo die Firma steht.
Denn zwischen «einzelne Mitarbeiter tippen etwas in ChatGPT» und «die KI erledigt Arbeit, für die vorher jemand einen halben Tag gebraucht hat» liegen drei Stufen, die niemand überspringt. Wer sie kennt, weiss sofort, was der nächste Schritt ist — und was er sich sparen kann.
Hier ist die Leiter. Fünf Stufen, jede mit dem Erkennungszeichen und dem ersten Schritt. Kein Fachwort, das du nachschlagen müsstest.
Stufe 1: KI-neugierig
Woran du es erkennst: Einzelne benutzen ChatGPT oder ähnliches im Browser. Wer es tut, tut es allein. Es gibt keine Regel, welche Daten hineindürfen, und niemand weiss, wie viele Konten im Umlauf sind. Gefragt, was die Firma damit spart, kommt eine Anekdote, keine Zahl.
Was daran teuer ist: Nicht das Abo. Es ist die Streuung. Kundendaten, Offerten und Verträge landen bei Anbietern, mit denen niemand einen Vertrag geprüft hat, und das Wissen darüber, was funktioniert, bleibt bei einzelnen Personen hängen.
Der erste Schritt: Eine Seite Hausregeln. Was darf hinein, was nicht, welches Werkzeug ist das offizielle. Eine Seite reicht, und sie ist an einem Nachmittag geschrieben. Danach weisst du, wo du stehst — und die Leute hören auf, sich zu verstecken.
Stufe 2: KI-ready
Woran du es erkennst: Die Hausaufgaben sind gemacht. Deine Programme haben Schnittstellen, also lassen sie sich von einem anderen Programm bedienen und nicht nur von einem Menschen mit einer Maus. Die Ablage ist so geordnet, dass eine Maschine findet, was zusammengehört. Es gibt eine Anmeldung für alles statt zwanzig Passwörter. Und deine Daten kommen vollständig heraus, wenn du sie brauchst.
Der unangenehme Teil: Auf dieser Stufe könnte die KI arbeiten — sie tut es aber noch kaum. Das fühlt sich an wie Stillstand, und genau hier geben die meisten auf oder kaufen stattdessen ein Werkzeug, das die Grundlagen nicht ersetzt.
Warum es trotzdem der wichtigste Sprung ist: Er kommt ohne KI aus. Alles, was du hier tust, zahlt sich auch dann aus, wenn du nie einen Agenten einsetzt: Weniger Passwörter, auffindbare Dokumente, Programme, die miteinander reden. Bei uns sind bei dieser Prüfung Werkzeuge durchgefallen, die wir jahrelang benutzt hatten — nicht weil sie schlecht waren, sondern weil sie sich nicht steuern liessen.
Der erste Schritt: Nimm dein wichtigstes Programm und stell eine einzige Frage an den Anbieter: Kann ein anderes Programm das hier bedienen? Die Antwort sortiert deine Werkzeugkiste schneller als jede Beratung.
Stufe 3: KI-assistiert
Woran du es erkennst: Ein Agent erledigt erste echte Aufgaben, und ein Mensch prüft jede einzelne, bevor sie zählt. Nicht «die KI schreibt Textvorschläge», sondern: Sie holt Belege aus Portalen, benennt sie, legt sie ab und meldet, was fehlt. Der Mensch schaut drüber und sagt GO.
Was du hier lernst: Zum ersten Mal siehst du, was das Ding wirklich kann — und woran es scheitert. Meist nicht an der KI, sondern daran, dass eine Regel für den Zweifelsfall fehlt. Wer beim Halbjahresabschluss merkt, dass niemand definiert hat, wie ein Beleg heissen soll, hat kein KI-Problem.
Die Regel, die uns geholfen hat: Nimm als erste Aufgabe eine, bei der ein Fehler nichts kostet. Einsammeln, benennen, ablegen, melden was fehlt. Buchen und unterschreiben bleibt beim Menschen. Bei uns war das der Halbjahresabschluss: 34 Belege aus drei Portalen, zusammengetragen und abgelegt in 90 Minuten, und der menschliche Anteil war eine Mail prüfen und GO sagen.
Der erste Schritt: Schreib eine Woche lang auf, was du mehr als dreimal gleich gemacht hast. Was zuoberst steht, ist dein erster Agent.
Stufe 4: KI-integriert
Woran du es erkennst: Die KI sitzt nicht mehr neben den Abläufen, sondern in ihnen. Und alles, was sie tut, ist nachvollziehbar festgehalten: Wer hat was wann veranlasst, auf welcher Grundlage, wer hat freigegeben. Nicht als Bildschirmfoto, sondern als Protokoll, das auch in einem Jahr noch lesbar ist.
Warum diese Stufe eine andere Liga ist: Ab hier dürfen Revision, Treuhänder und Kunden mitlesen. Das ist die Grenze zwischen «wir probieren etwas» und «wir arbeiten so». Für regulierte Branchen ist es die einzige Stufe, die überhaupt zählt.
Der erste Schritt: Nimm den Ablauf von Stufe 3, der sich bewährt hat, und beantworte drei Fragen schriftlich: Was wird festgehalten? Wo? Wer kann es lesen, ohne jemanden zu fragen?
Stufe 5: KI-nativ
Woran du es erkennst: Neue Abläufe entstehen gleich so, dass eine Maschine sie ausführen kann. Niemand baut mehr einen Prozess, der nur mit Maus und Bildschirm funktioniert, und schiebt die Automatisierung auf später. Die Frage «kann das ein Agent?» wird beim Entwerfen gestellt, nicht danach.
Was sich dadurch ändert: Die Firma wird nicht schneller, weil sie härter arbeitet, sondern weil die Arbeit anders geschnitten ist. Aufgaben, die vorher an Personen hingen, hängen jetzt an Regeln — und Regeln lassen sich verbessern, verleihen und wiederverwenden.
Der erste Schritt: Eine Zeile in jedem neuen Prozess: Wer führt das aus, Mensch oder Maschine? Wenn die Antwort «Mensch» ist, muss sie begründet sein.
Der Sprung, der am meisten bringt
Es ist nicht der letzte. Es ist der von Stufe 1 auf Stufe 2 — und er kommt ganz ohne KI aus.
Auf Stufe 1 kaufst du Werkzeuge und hoffst. Ab Stufe 2 entscheidest du. Alles, was danach kommt, ist eine Frage der Reihenfolge und der Geduld, nicht des Budgets. Wer die Grundlagen überspringt und gleich auf Stufe 3 zielt, kauft sich einen Agenten, der an einem Anmeldefenster stehen bleibt.
Und noch etwas, das in Verkaufsgesprächen selten vorkommt: Auf jeder Stufe lohnt es sich, stehen zu bleiben, solange sie trägt. Nicht jede Firma muss auf Stufe 5. Aber jede Firma sollte wissen, auf welcher sie steht.
Wir haben die Leiter an der eigenen Firma abgearbeitet, in Wochen statt in Jahren, und jede Stufe hat etwas kaputt gemacht, das vorher gut aussah. Genau das ist der Nutzen.
Auf welcher Stufe stehst du — und was ist der eine Schritt, der dich auf die nächste bringt?